Erstaunlich viele Menschen, die an ihrem Arbeitsplatz mit praktischen Organisationsmitteln und Ablagesystemen arbeiten, sind noch nie auf die Idee gekommen, diese auch zu Hause einzusetzen. Bei manchem mag dabei die Scheu eine Rolle spielen, Dinge im Privatleben wiederzufinden, die an die tägliche – womöglich noch ungeliebte – Arbeit erinnern. Die simplify-Idee: Organisieren Sie sich auch privat mit 2 der gängigsten Büro-Hilfsmittel.

Profi-Trick 1: Registermappe 1-31

Das Organisationstalent

Die in jedem Bürohandel erhältliche Registermappe 1-31 (im Bürojargon auch „Wiedervorlage“ genannt) enthält 31 Fächer, je 1 für jeden Tag des Monats. Dort hinein kommen im Voraus Unterlagen, die Ihnen dann an einem bestimmen Tag des Monats sofort zur Verfügung stehen. Wenn Sie diese Mappe privat einsetzen, brauchen Sie nie wieder nach termingerechten Unterlagen zu suchen. Hier 10 Beispiele:

1. Theater- und Konzertkarten
2. Einladungen mit Anfahrtsbeschreibungen
3. ausgefüllte Formulare, die Sie zu Terminen bei Ämtern, Versicherungen, Vereinen und anderen Institutionen mitnehmen müssen
4. Passfotos und Bescheinigungen, die Sie zum termingerechten Kauf von Monats- oder Saisonkarten zur Hand haben müssen (Schwimmbad, Fitness-Studio, öffentliche Verkehrsmittel)
5. Flugscheine, Fahrkarten und andere Unterlagen für den Starttag Ihres Urlaubs
6. fertige Briefe, die Sie an einem bestimmten Tag absenden möchten
7. Rechnungen, die Sie an einem bestimmten Tag überweisen wollen
8. Ihr Einkaufszettel für den Großeinkauf am nächsten Samstag
9. Aktivitäten, die Sie an einem bestimmten Tag in Wohnung, Haus oder Garten vornehmen möchten
10. Ihre Ideen- und Materialsammlung für die nächste Sitzung eines Vereins oder Clubs, dem Sie angehören

Ablagesystem

Nicht ohne meinen Kalender!

Die Registermappe 1-31 ersetzt als Ablagesystem nicht Ihren Terminkalender, sondern stellt Ihnen nur alles Verfügung, was Sie zu jedem eingetragenen Termin benötigen. Auch wenn Sie an bestimmten Tagen in Ihrem Terminkalender keine privaten Aktionen eingetragen haben: Werfen Sie trotzdem zu Beginn jedes Tages einen Blick in Ihre Tagesmappe – es könnte ja sein, dass Sie den zugehörigen Termineintrag im Kalender tatsächlich einmal vergessen haben.

Im Terminkalender eingetragene Ereignisse, zu denen Sie Unterlagen in Ihrer 1-31-Mappe bereithalten, sollten Sie mit einem dicken Punkt oder einem Sternchen kennzeichnen. So wissen Sie sofort: „Aha, da ist noch was.“

Die Registermappe leert sich im Laufe des Monats; die leeren Fächer können Sie nun für die Tage des folgenden Monats nutzen. Am 14. Mai enthalten die Fächer 1 bis 13 also die Unterlagen für den 1. bis 13. Juni.

Profi-Trick 2: Registermappe A-Z

Der Platz für Sachen ohne Platz

In der ebenfalls im Bürohandel erhältlichen Registermappe A-Z bringen Sie allerlei Kleinkram unter, den Sie bislang vielleicht aus Schubladen oder verstreuten Lagerstätten heraussuchen mussten. Deshalb eignet sich diese Mappe mit alphabetischer Unterteilung bestens zur übersichtlichen Ablage von Papier, das Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder mindestens einmal jährlich zur Hand nehmen. Hier 9 simplify-Appetit-Anreger für eine einfachere Organisation mit der Registermappe A-Z, mit denen Sie sich künftig die Sucherei ersparen können:

1. A wie Adressaufkleber
2. B wie Briefmarken
3. C wie CD-Tipps für den nächsten Einkauf
4. F wie Fahrkarten für den Nahverkehr und/oder Freistellungsaufträge
5. G wie Geschenkideen
6. H wie Haushaltsplan
7. I wie Internetadressen, die Sie demnächst neu besuchen möchten
8. P wie Passfotos
9. U wie Urlaubs-Checkliste und gesammelte Tipps für das geplante Urlaubsziel

So nutzen Sie die A-Z-Mappe optimal

Überfordern und überfüllen Sie Ihre A-Z-Mappe nicht mit langfristigen oder unbestimmten Inhalten. Sonst ist der schnelle, Zeit sparende Alltagsnutzen bald dahin.

Nicht hinein gehören Papiere, die Sie weniger als einmal jährlich brauchen, zum Beispiel langfristige Dokumente wie Verträge und Abonnements, und auch nicht Zeitschriften, Zeitungsausschnitte und andere Sammlungen, deren künftiger Nutzen unbestimmt ist.

Wenn Sie mehrere Posten unter demselben Buchstaben haben, sollten Sie diese mit Klarsichthüllen (seitlich offen für schnellen Zugriff) voneinander trennen. Damit gerät nichts durcheinander.

Autor: Werner Tiki Küstenmacher

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.